Een nieuwe term die recent in ons vakgebied is gekomen is data governance, of data bestuur. Maar wat is het nu, en hoe verschilt het van bijvoorbeeld data management of data warehousing? Is het slechts een nieuw buzzword dat over zal waaien, of een nieuwe trend? Volgens Jason Parms is het de nieuwe toekomst, en hij legt in dit artikel op Smart Data Collective uit welke 5 fouten je moet vermijden om succesvol je data te besturen.

Ok, terug naar die eerste vraag dan. Wat is data governance? Simpel gezegd houdt het in het beheer van de beschikbaarheid, bruikbaarheid en veiligheid van de data binnen een organisatie. Wist je dat jouw bedrijf misschien ‘gezegend’ is met een heleboel data die zich heeft opgehoopt, die perfect ingezet kan worden om vitale inzichten op te doen voor je bedrijf? Als je je hier niet van bewust was, dan was je zeker niet de enige; veel andere bedrijven lijken ook niet het juiste framework te hebben om zulke waardevolle data aan te boren.

Een data governance programma is dus een belangrijke stap die je bedrijf zal helpen om data als een belangrijk bezit te behandelen door regels, beleid en procedures op te stellen voor data governance. Veel bedrijven hebben dit al geprobeerd te implementeren, maar slechts weinigen zijn hier echt succesvol mee geweest. Wat is het geheim achter al deze mislukkingen? Het komt allemaal neer op de valkuilen en nog belangrijker, de ‘worst practices’ die ik hier graag belicht als voorbeeld voor elk bedrijf dat data governance op wil gaan pakken. Leer van de fouten van anderen en zorg dat jij deze valkuilen op het gebied van data governance ontwijkt!

Het niet hebben van een data governance framework

Iedere succesvolle data governance implementatie heeft principes nodig, beslissingsrechten en een bestuursorgaan die er voor verantwoordelijk is dat data op een juiste manier wordt ingezet. Zonder zo’n framework zullen verschillende werknemers in verschillende afdelingen geneigd zijn beslissingen te maken zonder dat zij daar verantwoording voor af moeten leggen. Dat is slechts een voorbeeld, maar het zorgt er voor dat mensen binnen je organisatie niet roekeloos met data om zullen gaan, wat er vervolgens toe kan leiden dat er veel tijd en middelen in gepompt moet worden om te zorgen dat de IT-afdeling er achter kan komen wat deze problemen met de data nu veroorzaakt heeft en hoe ze dit op kunnen lossen.

Enkel de nadruk leggen op je IT team

Het doel van je IT-afdeling moet zijn om de veiligheid van de data te verzekeren door het te beveiligen tegen lekken of een verlies. Ze letten niet echt op wat de data inhoudt – ze zijn niet de eigenaren van de data. Dit betekent dat als je enkel de IT-afdeling betrekt in de implementatie van data governance, dat je bedrijf uiteindelijk niet het optimale uit het programma zal weten te halen. Iedereen die in het bedrijf bezig is met data moet hierbij betrokken worden en een onderdeel zijn van de implementatie van het beleid en de procedures die met data governance te maken hebben.

Data governance als een project zien

Hoe vaak zien we het niet dat bedrijven in paniek proberen de data te herstellen wanneer er een lek is? Meestal worden zulke herstelwerkzaamheden opgezet als een project, met als doel om de data te herstellen en er voor te zorgen dat het niet weer gebeurt. Maar dat is een verkeerde insteek!

Data moet altijd en overal beheert en bestuurd worden, zolang dat er nieuwe data het bedrijf binnenkomt of uitgaat, of zolang systemen worden geupgrade. Feitelijk dus zolang als je bedrijf zal bestaan. Data governance is geen project, het is een programma.

Een slechte definitie van Data Governance

Data governance en data management zijn twee verschillende termen, en het kan gemakkelijk zijn om ze door elkaar te halen. Wanneer je data governance goed in wilt zetten, dan moet je eerst een duidelijke definitie van beide begrippen hebben. Data governance is het framework van beleid en regels voor enterprise data terwijl data management gaat over het uitvoeren van dat beleid.

Data governance is dan ook meer een zakelijk gedreven proces dat in handen moet zijn van de managers terwijl data management meer een functie is voor de IT-afdeling die het werken met data faciliteert. Het is daarom belangrijk dat je als bedrijf duidelijk voor ogen hebt wat van elk de functie is en wat voor een beleid je hier voor moet maken.

Je moet niet enkel een manager tevreden willen stellen

IT-projecten die gedaan moet worden omdat een manager besloten had dat er ‘iets’ met deze nieuwe trend gedaan moest worden, zijn vaak geen succes; dit is voor data governance niet anders. Zo’n project wordt vaak opgezet om zo snel mogelijk aan de minimale vereisten te voldoen, en het dan af te vinken. Het verzamelen van inzichten is een reis, niet slechts een checklist.

Door je te richten op wat een manager denkt te willen ben je blind voor alles waarvan die manager nog niet eens wist dat hij het wil. Je zet een oppervlakkig project op, in plaats van je te verdiepen in wat een dergelijk programma allemaal kan betekenen voor jouw organisatie. Daarnaast, wat gebeurt er als deze manager van gedachten veranderd? Dan kan je vaak weer overnieuw beginnen, in plaats van verder te gaan met de basis die je reeds hebt opgebouwd.

Om deze chaos te vermijden moet de implementatie van data governance een doorlopend proces zijn en door de hele organisatie gedragen worden. Door deze aanpak te volgen kan een organisatie data governance op een lijn brengen met veelomvattende strategische doelen; van die dingen waarvan de manager nog niet eens wist dat het mogelijk was.

Een belangrijke regel in data governance is dat je de tijd moet nemen om er zeker van te zijn dat je alles goed doet. Het vergt misschien geduld en zal een boel tijd in beslag nemen, maar een aanpak in fases kan het verschil maken voor jouw bedrijf!