Hieronder zie je een voorbeeld van een rapportage die iemand zou kunnen presenteren voor een credit card-bedrijf. Omzet, uitgaves, winst, marges: het staat er allemaal op.

Hoewel het rapport goed doet wat je van een cijferrapportage verwacht -het vertellen wat er gebeurd is- betekent dit niet dat het een waardevol rapport is. De grootste uitdaging in het gebruiken van dit rapport is dat het alleen vertelt wat er gebeurd is, zonder te proberen uit te leggen hoe of waarom.

Wat er voor business insights geldt, geldt ook voor website inzichten: hoe kan je er voor zorgen dat je rapportages belangrijke metrics bevatten die tot inzichten leiden en tot actie aanzetten. Daarom deelt Kunal Jain van Analytics Vidhya deze 4 regels voor meer inzichtelijke rapporten en metrics.

1. Gebruik absolute cijfers alleen wanneer je met targets of criteria vergelijkt

Voor alle andere metrics zeggen verhoudingen en percentages je veel meer.

Het enige doel van het rapporteren van absolute cijfers is als je ze af wilt zetten tegen targets of criteria, of als ze context moeten verstrekken. Anders voegen absolute cijfers niet veel toe in rapportages en analyses.

Als je bijvoorbeeld alleen maar zegt dat er de afgelopen maand 1400 credit cards zijn verkocht (minder dan de doelstelling), dan zegt dit je alleen maar dat de doelstelling niet gehaald is. Door te vergelijken met targets of resultaten van afgelopen jaar of afgelopen maand kan misschien wat context geven, maar om het hoe of wat te begrijpen, moet je criteria bekijken.

Dit zijn bijvoorbeeld drie vragen die je zou kunnen stellen en met metrics kan rapporteren:

• Is het aantal sales per verkoper verbeterd of verslechterd?
  Als het verbeterd is ten opzicht van de verwachting, weet je dat het lagere aantal sales komt door minder verkopers. Anders is er een andere oorzaak.
• Zijn er bepaalde kanalen die slechter presteren dan verwacht?
  Denk er bijvoorbeeld aan om te kijken naar (verkopen/kosten van een kanaal) of (uitgegeven kaarten/aangevraagde kaarten)
• Verkopen alle credit cards minder, of alleen bepaalde producten?
  Door te kijken naar welke producten minder verkopen weet je of de oorzaak waarschijnlijk bij sales ligt, of bij het product.

2. Segmenteer zoveel je kan!

Eigenlijk de conclusie die uit voorgaande vragen komt. Absoluten en gemiddelden kunnen niet aanzetten tot actie: je moet zaken analyseren en begrijpen op een segmentatieniveau. Ieder segment verschilt van elkaar en je kunt geen actie ondernemen tot je precies weet waar de afname in prestaties vandaan komt.

3. Visualiseer conclusies in plaats van alleen cijfers te rapporteren

Het gebruik van grafieken, visualisaties en to-the-point conclusies kan acties en inzichten tot een nieuw niveau brengen. Het grootste voordeel van grafieken ten opzichte van alleen maar cijfers is dat het je een boel context geeft in vergelijking met het simpelweg staren naar een lijst met cijfers. Een simpele blik op de grafieken kan verschillende vragen beantwoorden, zoals:

• Is de daling deze maand begonnen of zijn we nog aan het herstellen van een daling die eerder is ingezet?
• Wanneer begonnen de prestaties te verslechteren?
• To-the-point conclusies kunnen de segmentatie effectief weergeven en de gebieden die nog kunnen verbeteren beter aanwijzen. De grafische weergaven van conclusies in de onderstaande afbeelding geven dezelfde informatie bijvoorbeeld op een veel betere manier weer.

4. Verbind metrics tot op het fundamentele actie-niveau

Je kunt je rapportages beginnen op het hoogste niveau, maar je kunt alleen actie ondernemen wanneer je op het juiste niveau naar de revelante metrics kijkt. Als je in het voorbeeld van de credit cards alleen kijkt naar het aantal goedgekeurde kaarten per regio, zal je de vraag het “wat” kunnen beantwoorden, maar pas door te kijken naar goedgekeurde kaarten per verkoper kan je direct acties inzetten. Je kunt je personeel betere training geven of ze vragen om opnieuw naar een target segment te kijken. Zo kan je ook pas je zoekwoord campagnes pas optimaliseren als je op zoekwoord analyseert en rapporteert.

Wat vind je van deze regels? Heb je zelf nog regels die je rapportages meer inzichtelijk maken en aanzetten tot acties? Laat ze achter in de commentaren.