Bij veel organisaties is het een probleem om ervoor te zorgen dat iedereen toegang / inzicht krijgt in voor hem relevante data. Analisten willen graag de hele organisatie goed informeren omdat ze vinden dat er betere beslissingen genomen worden wanneer deze gebaseerd zijn op data, in plaats van op ‘een (onderbuik) gevoel’. Vaak staat een deel van de collega’s daar ook voor open, maar hoe kan je iedereen op de juiste wijze bedienen? En hoe ga je om met de collega’s die er niet voor openstaan?

Laten we starten met de laatste groep: deze mensen willen en kunnen gewoon niet mee. Ze staan in de weerstand modus en daar ga jij ze niet uitkrijgen. Je hoort nog wel eens dat deze groep collega’s best mee te krijgen is met een goed verhaal. Mijn tip: focus je eerst op de collega’s die wél willen en laat deze groep nog even links liggen. Zij moeten op een gegeven moment wel mee, of ze willen of niet. Dat werkt beter.

Het pakket is geen antwoord

Dan de tweede groep: de collega’s die graag inzicht willen hebben om betere keuzes te maken tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden. Hoe geef je hen de data? Vaak wordt, tijdens de implementatie van een analyticspakket, dit pakket gezien als het antwoord op deze vraag. Geef iedereen gewoon toegang tot het pakket en de collega’s kunnen zelf de antwoorden op hun vragen opzoeken. Dit is echter geen goede oplossing, omdat:

• de drempel te hoog is: je moet het pakket openen, inloggen, zoeken, wachten, klikken, navragen, rapport draaien, wachten, et cetera
• dit te lang duurt (zie stappen hierboven)
• verkeerde analyses en aannames gedaan worden omdat er niet voldoende kennis over het pakket en de gebruikte definities aanwezig is (het herstellen van verkeerde analyses kost veel tijd en energie).

Het resultaat? Welwillende collega’s haken af en het vertrouwen binnen het hele bedrijf in de data en het analyticspakket neemt af.

Mijn advies: doe het tegenovergestelde. Zorg voor een (extreem) lage drempel zodat inzichten en informatie snel toegankelijk zijn en doe zelf de analyses, jij bent immers degene die het pakket en de definities kent. Daarnaast geeft het je ook de mogelijkheid om data uit verschillende pakketten/ kanalen te combineren tot één verhaal.

Realisatietips

Maar hoe realiseer je dit? Een paar tips:

• wees met voldoende analisten om de analyses te kunnen doen en de rapporten en dashboards te kunnen bouwen
• kies een vorm waardoor de drempel laag is, bijvoorbeeld een pdf (in mail), een intranetsite met rapportage (zonder inlog), een nieuwsbrief met de analyses/uitkomsten of maak een app.

Hierdoor worden enkel juiste cijfers en analyses verspreid en worden ze gelezen en gebruikt omdat ze snel en makkelijk toegankelijk zijn.