Lees meer over dashboards en welke geschikt is voor jou in het nieuwe artikel van Stephan van Heusden: Welk dashboard presenteert mijn data het beste?

In de afgelopen jaren heb ik aardig wat dashboards gebouwd, waarin het resultaat werd vergeleken met de doelstelling. In die jaren heb ik kennis opgedaan die ik graag met jullie deel. Dit ga ik doen in enkele korte artikelen, waarin ik aardig wat voorbeelden gebruik. Dit gaat van het vaststellen van doelstellingen tot het bouwen van een dashboard in Excel. In dit artikel beginnen we bij het begin: de doelstellingen (deel twee).

We hebben al drie tips gehad in het eerste deel. Lees hier deel één van dit artikel.

Tip 4: Wees scherp bij doelstellingen met percentages

Soms heb je doelstellingen die zijn vastgesteld als percentage. Neem als voorbeeld het conversiepercentage. Om het voorbeeld nog duidelijker te maken: het doel voor 2016 is een conversiepercentage van 4%. Vraag van mij is nu: hoe bekijk je aan het eind van 2016 of je dit doel behaald hebt? Moet het conversiepercentage aan het eind van 2016 op 4% staan? Of moet het gemiddeld, over heel 2016, uitkomen op 4%? Of het gemiddelde van december 2016? Of iets anders?

Je merkt het: bij doelstellingen in percentages moet je doorvragen. De definitie van het doel is uiteindelijk datgene dat jij nodig hebt om te bepalen of het een reëel doel is of niet. Zolang je de definitie niet kent, weet je niet waar je aan toe bent.

Tip 5: Ken je eigen positie in de markt

We zijn gewend om onze focus vooral ‘naar binnen’ te hebben. We zijn niet zo goed om ‘naar buiten’ te kijken. Toch heeft deze buitenwereld enorm veel invloed op de resultaten die we behalen. Houd daarom, bij het vaststellen van de doelstellingen, rekening met de:

• Bijdrage per bron in verkeer en conversie (dit jaar t.o.v vorig jaar)
• Campagnes (euro’s) die dit jaar / vorig jaar uitgevoerd zijn en de invloed die deze gehad hebben (conversie)
• Prijs in de markt (concurrentiepositie) en de invloed daarvan (conversie)
• Productaanbod: is dit veranderd t.o.v vorig jaar? Verbeterd? Welke invloed heeft dit (conversie)

Het is enorm lastig om de veranderingen goed te beoordelen en daarop de doelen aan te passen. Het gaat, vind ik, hierbij veel meer om het feit dat je laat zien dat je er rekening mee gehouden hebt. Dat je scenario’s kunt maken op basis van deze veranderingen, zodanig dat je in staat bent om bij te sturen (wellicht ook de doelstelling bij te stellen) gedurende het jaar.

Tip 6: Probeer één tabel met ‘de waarheid’ te maken

Probeer één tabel te maken met ‘de waarheid’, van alles of per product of productgroep. Zet in deze tabel, bijvoorbeeld:

• Datum (1/1 t/m 31/12)
• Week (berekening van datum naar week)
• Maand (berekening van datum naar maand)
• Bezoek (doel)
• Bezoek (gerealiseerd)
• Conversies (doel)
• Conversies (gerealiseerd)
• Bezoek, per bron (doel)
• Bezoek, per bron (gerealiseerd)
• Conversies, per bron (doel)
• Conversies, per bron (gerealiseerd)

Tip 7: Wees flexibel, kies voor ‘Datum’ als kleinste tijdseenheid

Door de tabel op basis van dagen in te delen ben je flexibel. Van dagen kan je weken, maanden, kwartalen en jaren maken. Weken zijn niet op te tellen tot maanden of kwartalen. Maanden weer niet tot weken. Kies daarom voor dagen, ook al lijkt dat wellicht te gedetailleerd.

Tip 8: Geen percentages? Nee. Geen cumulatieve waarden? Nee.

Percentages (zoals conversiepercentage) en cumulatieve waardes (year to date) berekenen we in Excel zelf (in een cel / tabel of draaitabel) op basis van de bovenstaande informatie.

Tip 9: De tabel met de waarheid heeft een vaste opmaak

Deze tabel met ‘de waarheid’ heeft een vaste ‘opmaak’, denk hierbij aan een vast aantal rijen (voor elke dag één rij, van 1-1 t/m 31/12). In deze tabel laat je, het liefst geautomatiseerd, de data lopen, uit je brondata, bijvoorbeeld via een plugin / API koppeling. De tabel zélf ververst niet, de data ín de tabel wel.

Lees hier deel één van dit artikel (doelstellingen).

In het volgende artikel ga ik in op het aanmaken, en het werken met, tabellen (zoals de tabel met ‘de waarheid’) in Excel.

Nog aanvullingen, vragen of opmerkingen? Ik hoor het graag.